Fiscalização

FISCALIZAÇÃO

A chegada de um fiscal é sempre um motivo de apreensão e desconforto para a administração da empresa visitada.

Não existem: "estratégias", "perdas tempestivas de documentos", "negociação", "sujeiras e restos de animais mortos" nas escritas contábil e fiscal da empresa para se livrar de autuações e multas.

O resultado desses procedimentos é desastroso.

O preconceito mútuo, que o fiscal busca o prejuízo da empresa e que todo contribuinte é sonegador, condena o processo de fiscalização ao fracasso.

Adote atitudes corretas ao invés de preconceber as intenções do fiscal.

A atitude positiva do fiscalizado inclui a abstinência de comentários vexatórios ou embaraçosos do tipo:
" o senhor conheceu o fiscal que comia notas fiscais para autuar os contribuintes pela falta desses documentos? eu ouvi falar que ele já se aposentou...."

Da mesma forma, o fiscal deve agir com isenção, evitando comentários do tipo:
"no mês passado autuei um contribuinte do mesmo ramo de atividade de V.Sas., ele me confidenciou que ninguém sobrevive nesse ramo, se não sonegar...."

O contador da empresa também devera adotar uma postura profissional diante do fiscal, e nunca e de forma alguma tentar ou querer virar amigo do fiscal. Não devera de forma alguma convidar o fiscal para almoçar nem se convidar.Evitar gracinhas e piadinhas também ajuda, e muito, durante a fiscalização.

O segredo para uma boa fiscalização reside no respeito mútuo de ambos, sejam eles representante da empresa ou do fisco.

As atitudes são que deverão ser tomadas são as seguintes:

Contato Profissional

Todas as comunicações com o fisco deverão ocorrer através de um profissional cuidadosamente escolhido, a fim de evitar confusões, informações desencontradas ou incompletas, que possam conduzir o fiscal a juízo de valor equivocado sobre a empresa. Normalmente isto poderá ser delegado a um assistente contábil experiente ou mesmo contratar um profissional para isto.

Comunique o seu pessoal que as informações ao fisco só devem ser prestadas pelo Profissional de Contato, devendo os demais se absterem de comentários de natureza tributária ou operacional com o fiscal visitante, ainda que informais.

Por fim, esclareça que essa medida não objetiva a sonegação de informações, mas a prevenção de mal entendidos que possam trazer prejuízos à empresa.

Sinceridade

Não tente "enrolar" o fiscal.

Provavelmente ele já deve ter passado por essa experiência diversas vezes e saberá identificar facilmente esse tipo de intenção.

As "enrolações" mais comuns são:
- Atraso proposital na entrega dos documentos;
- Explicações notoriamente desvinculadas dos fatos apresentados;
- A simulação de situações inexistentes com intenção de ludibriar o fisco.

A tentativa frustrada de ludibriar o fiscal conduz à falta de credibilidade na empresa, tendo como conseqüência imediata, aumento do rigor nos exames, e no longo prazo, a maior incidência de fiscalizações.

Evitar a Polêmica

Evite uma postura polêmica, em relação a supostas ilegalidades ou inconstitucionalidades das exigências fiscais.

No máximo, demonstre o fundamento legal ou constitucional, a doutrina e a jurisprudência da matéria discutida, que apóia o procedimento questionado.

Lembre-se que o fiscal está sujeito a regras da administração tributária a que se vincula, e por isso, nem sempre poderá adotar uma postura legalista ou constitucionalista em relação às operações que examinar.

Se sua empresa adotou um procedimento diverso da norma regulamentar, por entender que esta é ilegal ou inconstitucional, o fez por conta e risco próprios! Não se pode transferir a responsabilidade desta opção para o fiscal.

Instalações

A rigor, a empresa não tem obrigação de dispor de instalações para acomodar o fiscal durante sua inspeção. Nesse caso, ele procederá aos exames em local de sua responsabilidade, após efetuar a apreensão dos livros e documentos necessários.

A proximidade ou distância do fiscal pode influir no resultado da fiscalização, já que a maior familiaridade com as operações da empresa propicia, por um lado, a identificação de contingências fiscais, e por outro, a solução de equívocos que levariam a autuações indevidas. Por isso, não existem regras ou dicas em relação à conveniência da permanência do agente do fisco no estabelecimento do cliente, no curso do procedimento fiscal.

Apreensão de livros, documentos e mercadorias.

De acordo com as necessidades, o fisco poderá apreender livros, documentos do contribuinte ou mercadorias que se encontrem em situação fiscal irregular.

Em ambos os casos, o procedimento só poderá ser implementado na forma da lei, devendo ser emitido o Termo de Apreensão ou documento equivalente.

Solicitações

As solicitações fiscais mais específicas, como por exemplo: das Guias de Retenção na Fonte ou dos processos das importações efetuadas em determinado período, permitem uma prospecção do tipo de fiscalização a ser desenvolvida, com relativa facilidade.

Entretanto, os fiscais normalmente solicitam muito mais documentos do que efetivamente utilizam em seus levantamentos. Uma intimação normal inclui exigências de Livro Diário, Razão, Livros Fiscais (que variam em razão do tributo considerado), Notas Fiscais, Documentos Suporte da Contabilidade, Contratos em Geral, Declarações Econômico-Fiscais (DIPJ, RAIS, DMA, DCTF), o que, dificulta a prospecção do escopo dos trabalhos.

Algumas empresas contemplam soluções ilícitas como a recusa na entrega de livros ou documentos fiscais. Esta atitude resulta multa e em arbitramento do imposto.

As operações das sociedades são documentadas em cinco planos distintos: Institucional, contábil, fiscal, do sigilo e de controle interno.

Portanto caro empresário, adote estas atitudes para com o fiscal que vier fazer efetuar uma fiscalização em sua empresa que certamente você tera menos aborrecimentos do que espera.